大学DX推進ラボ

煩雑な教職員採用業務を効率化！大学事務のためのDXツールと進め方

大学の教職員採用業務が抱える課題

大学における教職員の採用業務は、多くの大学事務職員の方々にとって、年間を通じて特に負荷の大きい業務の一つです。募集、応募受付、書類選考、筆記試験、面接調整、実施、合否判定、内定通知、入職手続きなど、多岐にわたるプロセスが含まれます。

これらのプロセスにおいて、以下のような課題に直面している大学が多いのではないでしょうか。

• 大量の紙書類管理: 応募書類、推薦書、経歴書など、多くの書類が紙で郵送されてきたり、PDFデータで送られてきたりしますが、これらを一元的に管理し、選考担当者に共有する作業が煩雑になりがちです。ファイリング、コピー、配布、保管には多大な労力とスペースが必要です。
• 煩雑な情報共有と連携: 選考の進捗状況、担当者の評価、次のステップへの連絡など、関係者（学部、研究所、人事部、総務部など）間での情報共有や連携がスムーズに行えないことがあります。メールや電話での確認、手作業でのリスト更新などが頻繁に発生します。
• 非効率な日程調整: 面接の日程調整は、候補者と複数の面接担当者のスケジュールを合わせる必要があり、電話やメールでのやり取りが非常に時間を要します。特に、教員採用の場合は学外の研究者など多忙な方が関係することも多く、調整がさらに複雑になります。
• 応募者への連絡: 応募者一人ひとりへの選考結果通知や次プロセスへの案内、問い合わせ対応など、丁寧なコミュニケーションが求められる一方で、その作業量は膨大です。
• 書類の紛失や情報漏洩リスク: 大量の機密性の高い個人情報を含む書類を扱うため、管理方法によっては紛失や情報漏洩のリスクが伴います。

これらの課題は、採用活動の効率を低下させるだけでなく、応募者体験の質の低下や、貴重な人材獲得の機会損失にも繋がりかねません。

DXで教職員採用業務はどう変わるか

デジタル変革（DX）は、このような教職員採用業務の課題を解決し、プロセス全体を大幅に効率化する可能性を秘めています。主な変化としては、以下のような点が期待できます。

• 書類管理の効率化: 紙書類をデータ化し、全ての応募者情報をデジタルで一元管理できるようになります。必要な書類はいつでも、どこからでもアクセス可能になり、物理的な保管場所の削減にも繋がります。
• 情報共有の円滑化: 選考状況や評価結果などの情報がシステム上で共有され、関係者が必要な情報をリアルタイムに確認できるようになります。手作業での情報集計や更新作業が減り、連携ミスも抑制されます。
• 日程調整の自動化・効率化: 日程調整ツールを活用することで、候補者と面接担当者の都合をシステムが自動で調整したり、候補者がシステム上で空き日程を選んで予約したりすることが可能になります。
• コミュニケーションの自動化・効率化: 選考結果の通知や必要な書類提出の依頼などを、メール配信システムや応募者向けマイページなどを通じて自動化または効率的に行えるようになります。問い合わせ対応の一部をFAQシステムなどで自動化することも考えられます。
• セキュリティ向上: アクセス権限管理機能を持つシステム上で情報を管理することで、情報の持ち出しリスクや紛失リスクを低減し、セキュリティを向上させることができます。

教職員採用業務のDXに役立つ具体的なツール

採用業務の各フェーズで活用できる具体的なDXツールやサービスは多岐にわたります。既存のシステムとの連携も考慮しながら、段階的に導入を検討することが可能です。

1. 応募受付・書類管理:

   • 採用管理システム（ATS: Applicant Tracking System）: 応募者の受付から選考、内定までのプロセスを一元管理できる専門システムです。応募者情報の登録、書類のアップロード、選考ステータスの管理、担当者間の情報共有、連絡機能などが備わっています。クラウド型のサービスも多く、導入しやすいものもあります。
   • オンラインフォーム作成ツール: Google Forms, Microsoft Forms, SurveyMonkeyなどのツールで応募フォームを作成し、オンラインで応募を受け付けます。ファイルのアップロード機能を使えば、履歴書なども同時に回収できます。回収した情報はスプレッドシートなどに自動集計されるため、初期段階の管理効率が向上します。
   • クラウドストレージ: Google Drive, Microsoft SharePoint, Boxなどのクラウドストレージで応募書類や選考資料を安全に保管し、関係者と共有します。アクセス権限を細かく設定することでセキュリティを確保できます。

2. 情報共有・連携:

   • クラウドストレージ: 上記と同様、共有フォルダを作成し、関係者が必要な資料にアクセスできるようにします。
   • タスク・プロジェクト管理ツール: Asana, Trello, Microsoft Plannerなどを使用して、採用プロセスの各ステップにおけるタスク（書類選考、面接担当者アサインなど）を管理し、担当者間で進捗状況を共有します。
   • ビジネスチャットツール: Slack, Microsoft Teamsなどで採用プロジェクト専用のチャンネルを作成し、関係者間でリアルタイムな情報共有や簡単な相談を行います。

3. 日程調整:

   • オンライン日程調整ツール: TimeRex, Calendly, Doodle Pollなどのツールを使用し、面接担当者や候補者の空き時間を踏まえて効率的に日程を調整します。候補者がシステム上で直接予約できる機能を持つツールもあります。
   • オンライン会議システム: Zoom, Microsoft Teams, Google Meetなどを使用して、遠方の候補者や担当者との面接をオンラインで実施します。移動の手間とコストを削減できます。

4. 応募者への連絡:

   • 採用管理システム（ATS）: 一斉メール配信機能やメールテンプレート機能を持つATSを活用し、合否通知や次ステップの案内などを効率的に行います。応募者ごとにカスタマイズしたメールを送ることも可能です。
   • メール配信サービス: Mailchimp, SendGridなどのサービスを利用して、多数の応募者に確実にメールを配信します。開封率などの効果測定も可能な場合があります。
   • FAQシステム/チャットボット: よくある問い合わせ内容（応募資格、選考プロセスなど）をFAQシステムに掲載したり、簡単な問い合わせに自動で回答するチャットボットを導入したりすることで、問い合わせ対応の負担を軽減します。

5. 内定・入職手続き:

   • ワークフローシステム: 学内稟議や承認フローが必要な手続き（採用候補者の決定、条件提示承認など）をシステム化し、申請から承認までの時間を短縮します。
   • 電子署名サービス: DocuSign, CloudSignなどのサービスを利用し、内定承諾書や雇用契約書などをオンラインで締結します。押印・郵送の手間と時間を削減できます。

DX推進のための具体的な進め方

教職員採用業務のDXは、一度に全てをデジタル化しようとするのではなく、課題が大きい部分や効果が見えやすい部分から段階的に取り組むのが現実的です。

1. 現状分析と課題の特定: まず、現在の採用業務プロセスを詳細に洗い出し、「どこに最も時間と労力がかかっているか」「どのような点でミスが起きやすいか」「関係者間でどのような情報共有の課題があるか」などを具体的に特定します。関係者（採用担当者、選考に関わる教員など）へのヒアリングも有効です。
2. 目標設定: DXによって何を達成したいのか、具体的な目標を設定します。「書類管理時間を〇%削減」「面接日程調整にかかる時間を〇時間短縮」「応募者からの問い合わせ件数を〇%削減」など、可能な限り定量的な目標を設定すると、効果測定がしやすくなります。
3. 優先順位付け: 特定された課題と目標に基づき、どのプロセスからDXに取り組むか優先順位を付けます。例えば、応募書類の管理が最大の課題であれば、まずATSやクラウドストレージの導入を検討するなどです。
4. ツール選定と検証: 優先順位の高い課題解決に役立つツールを調査し、大学の予算、既存システムとの連携可能性、操作性、サポート体制などを考慮して候補を絞り込みます。可能であれば無料トライアルなどを活用し、実際の業務で使い勝手を検証します。特に、ITツールに不慣れな担当者が多い場合は、直感的で分かりやすい操作性のツールを選ぶことが重要です。
5. 小規模な導入と拡大: 一度に全学的な導入を目指すのではなく、まずは特定の部署や少人数のチームでツールを試験的に導入してみます。そこで得られた知見や課題を基に、導入範囲を徐々に拡大していきます。
6. ルールの整備と周知: 新しいツールやプロセスを導入したら、その使い方や新しいワークフローに関するルールを明確に定めます。関係者への丁寧な研修やマニュアル整備を行い、全担当者が抵抗なく利用できるようサポートします。
7. 効果測定と改善: 導入したツールが目標達成にどの程度貢献しているかを定期的に測定し、必要に応じてプロセスやツールの使い方を見直します。

DXによる効率化のその先へ

教職員採用業務のDXは、単に業務を効率化するだけでなく、大学全体の採用力強化にも貢献します。

• 応募者体験の向上: スムーズな応募プロセスや迅速な連絡は、大学に対する応募者の印象を良くし、優秀な人材の確保に繋がります。
• 選考プロセスの質向上: 書類管理や日程調整にかかっていた時間を、応募者の評価や面接内容の検討など、より本質的な選考業務に充てられるようになります。
• データに基づいた採用戦略: 採用管理システムなどに蓄積されたデータを分析することで、どのような媒体からの応募が多いか、選考通過率が高いのはどのような候補者かなどを把握し、次年度以降の採用戦略をより効果的に立案することが可能になります。

まとめ

大学の教職員採用業務における煩雑さは、DXによって大きく改善することが可能です。大量の書類管理、情報共有の非効率性、日程調整の困難さといった課題に対し、採用管理システム、クラウドストレージ、オンライン日程調整ツールなどのデジタルツールは有効な解決策を提供します。

DX推進は、まずは現状の課題を正確に把握し、目標設定、優先順位付け、ツールの選定と小規模な導入、そして効果測定と改善というステップで進めることが現実的です。全ての業務を一度に変える必要はありません。一つのツールを導入し、一つのプロセスをデジタル化することから始めるだけでも、日々の業務負担は確実に軽減されていくはずです。

この記事でご紹介したツールや進め方が、貴学の教職員採用業務DXの一歩を踏み出すきっかけとなれば幸いです。