大学DX推進ラボ

大学事務のための学内研修・セミナー管理DX：募集から運営までを効率化する方法

学内研修・セミナー管理の課題をデジタルで解決する

大学では、教職員向けの研修会やセミナー、説明会などが年間を通じて多数開催されます。これらの企画・運営・管理は、大学事務職員の重要な業務の一つです。しかし、募集案内を紙で配布したり、申し込みをメールや内線で受け付けたり、参加者名簿をExcelで手入力したりと、多くの作業が手作業や非効率な方法で行われている場合が見受けられます。

このような状況では、

• 参加希望者の募集・受付に時間がかかる
• 申し込み状況の集計や名簿作成に手間がかかる
• 参加者への連絡（開催案内、リマインダー）が煩雑になる
• 当日の受付や出欠確認に時間がかかる
• 終了後のアンケート配布・回収・集計が大変
• 関連資料の共有がうまくいかない

といった課題が生じやすく、事務負担が大きくなってしまいます。

デジタル変革（DX）は、こうした学内研修・セミナー管理の課題を解決し、業務を大幅に効率化する可能性を秘めています。紙の削減、手作業の自動化、情報の一元管理などにより、事務職員は本来注力すべき企画内容の向上や参加者への丁寧な対応に時間を割くことができるようになります。

DXで変わる学内研修・セミナー管理の効率化ポイント

学内研修・セミナー管理の各プロセスにおいて、デジタルツールを活用することで様々な効率化が実現できます。

1. 募集・申し込み受付:

   • オンラインフォームで申し込みを受け付け、自動でデータ化します。
   • 申し込み状況をリアルタイムで把握できます。
   • 受付期間の設定や定員管理もシステム上で行えます。

2. 参加者名簿作成・管理:

   • 申し込みデータから自動で参加者リストが生成されます。
   • 常に最新の名簿を参照できます。
   • 参加者の所属や役職などの情報もまとめて管理できます。

3. 参加者への連絡:

   • 参加者リストに基づき、開催案内やリマインダーメールを一括で自動送信できます。
   • 資料の配布案内なども容易に行えます。

4. 当日の運営・出欠確認:

   • オンライン開催の場合は、会議ツールの参加者リストで容易に確認できます。
   • 対面開催の場合は、参加者リストのデジタル化や、QRコードなどを活用したセルフチェックインなども検討できます。

5. 終了後のアンケート・評価:

   • オンラインアンケートツールで簡単に作成・配布できます。
   • 回答の自動集計により、結果の分析が迅速に行えます。

6. 資料共有:

   • クラウドストレージなどを活用し、参加者が必要な資料にいつでもアクセスできるようにします。

活用できる具体的なデジタルツールとその組み合わせ

これらの効率化を実現するために、様々なデジタルツールが活用できます。必ずしも高価な専用システムは必要なく、普段使い慣れているツールや、大学ですでに導入されているツールを活用できる場合も多くあります。

• 募集・申し込み受付:
  • フォーム作成ツール: Google Forms, Microsoft Forms など。簡単な申し込みフォームを迅速に作成でき、回答はスプレッドシートに自動で集計されます。操作も比較的直感的です。
  • 大学の既存システム: ポータルサイトの機能や、学務システム、人事システムなどに研修申し込み機能があるか確認します。
• 参加者名簿作成・管理:
  • クラウドスプレッドシート: Google Sheets, Excel Online など。フォームと連携させれば、申し込みデータが自動で反映されます。共同編集機能で複数名での管理も容易です。
  • データベースツール: Microsoft Access や簡単なデータベースツールも検討できますが、まずはスプレッドシートで十分な場合が多いです。
• 参加者への連絡:
  • メール配信サービス: 大学のメールシステムに一括配信機能があるか確認します。あるいは、Gmail/Outlookなどの機能でグループに一括送信します。
  • コミュニケーションツール: TeamsやSlackなどのチャネルで案内を共有したり、参加者グループを作成して連絡したりできます。
• 当日の運営・出欠確認:
  • オンライン会議ツール: Zoom, Microsoft Teams など。オンライン開催のプラットフォームとして利用します。
  • フォームツール: 当日用の簡単なチェックインフォームを作成し、QRコードを会場に掲示してスマホで回答してもらう方法も考えられます。
  • クラウドスプレッドシート: デジタル化した参加者リスト上で、担当者が直接チェックを入れていく方法。
• 終了後のアンケート・評価:
  • フォーム作成ツール: Google Forms, Microsoft Forms など。設問作成から回答集計まで一貫して行えます。
  • アンケート専門ツール: SurveyMonkey, Qualtrics など。より高度な分析が必要な場合に検討します。
• 資料共有:
  • クラウドストレージ: Google Drive, OneDrive, SharePoint など。参加者限定でアクセス権を設定し、資料を共有します。

これらのツールを組み合わせることで、例えば「Google Formsで申し込みを受け付け、Google Sheetsで名簿を自動生成し、そのリストを使ってGmailの一括送信機能で連絡を行い、資料はGoogle Driveで共有し、最後にGoogle Formsでアンケートを実施する」といった一連の効率化されたフローを構築することが可能です。大学によっては、すでにMicrosoft 365やGoogle Workspaceのライセンスがあり、これらのツールをすぐに利用できる環境が整っていることも多いでしょう。

学内研修・セミナー管理DXを始めるためのステップ

いざデジタル化、と言われても何から手をつけて良いか分からないと感じるかもしれません。まずは、一つの研修やセミナーを対象に、小さな範囲で始めてみることをお勧めします。

1. 課題の特定: 担当している学内研修・セミナー管理業務で、最も負担になっている、時間がかかっているプロセスを具体的に洗い出します。「募集の集計」「参加者への開催連絡」「アンケート集計」など、一つに絞ってみても良いでしょう。
2. 目標設定: 特定した課題に対して、デジタルツールでどのように改善したいか、具体的な目標を設定します。「申し込み集計にかかる時間を50%削減する」「アンケート集計を自動化し、翌日には結果を見られるようにする」など、数値目標があると効果を測りやすくなります。
3. ツールの選定: 課題と目標解決に最適なツールを選びます。まずは大学で利用可能な既存のツール（Google Forms, Microsoft Forms, クラウドストレージなど）から検討するのが現実的です。
4. 小規模な試行: 選んだツールを使って、実際に一つの研修・セミナーで試してみます。例えば、申し込み受付だけフォームに切り替えてみる、といったスモールスタートが成功の鍵です。
5. 評価と改善: 試行してみて、うまくいった点、課題となった点を評価します。参加者からの意見も参考に、ツールの使い方やフローを改善します。
6. 横展開: 小規模での成功体験を基に、他の研修やセミナー、あるいは他の管理業務へと対象を広げていきます。

ツールを導入するだけでなく、学内の教職員に新しい申し込み方法や資料共有場所などを周知し、慣れてもらうための丁寧な案内やサポートも重要です。マニュアル作成ツールなどを活用して、分かりやすい利用ガイドを作成するのも有効です。

まとめ

学内研修・セミナー管理業務のDXは、大学事務職員の日常業務の負担を大きく軽減できる可能性を持っています。紙や手作業に頼っている部分をデジタルツールに置き換えることで、募集から運営、実施後のフォローアップまで、一連のプロセスを効率化し、人的ミスを減らすことができます。

まずは身近なフォームツールやクラウドストレージから活用を始め、一つの業務からでもデジタル化に取り組んでみてはいかがでしょうか。小さな成功体験を積み重ねることが、大学全体のDX推進への第一歩となります。この情報が、あなたの業務効率化の一助となれば幸いです。