煩雑な物品貸出管理を解決！大学事務のためのデジタルツール活用術
大学事務の隠れた負担？物品貸出管理の課題
大学の様々な部署では、プロジェクター、カメラ、実験器具、特定の部屋の鍵、備品など、多様な物品の貸出が行われています。これらの物品管理は、日々の業務の中で意外と時間を取られるものです。
現在、多くの大学事務室では、物品の貸出管理を紙の台帳やExcelファイルで行っているのではないでしょうか。このような方法には、以下のような課題が伴います。
- 煩雑な手書き・入力作業: 貸出のたびに情報を手書きで記入したり、Excelに入力したりする手間が発生します。
- 情報の探しにくさ: 特定の物品の貸出状況や過去の履歴を確認するのに時間がかかります。
- 管理ミス: 貸出・返却の記録漏れや、二重貸出、返却忘れといったミスが発生する可能性があります。
- 教職員からの問い合わせ: 「この物品は今借りられますか？」「いつ返却されますか？」といった問い合わせ対応に追われます。
- 利用状況の分析が困難: どの物品がよく使われているか、ピーク時期はいつかといった分析が難しく、今後の物品購入計画などに活かしにくい側面があります。
これらの課題は、日々の業務の効率を下げ、事務職員の負担を増大させている可能性があります。このような状況を改善するために、「物品貸出管理のDX」を検討してみてはいかがでしょうか。
物品貸出管理のDXで何が変わるのか
物品貸出管理におけるDXとは、従来の紙や手作業中心の管理から脱却し、デジタルツールを活用してプロセス全体を効率化、自動化、一元化することを目指します。これにより、具体的には以下のような変化が期待できます。
- 申請・予約のオンライン化: 教職員が自分のデスクや研究室から、いつでも物品の貸出申請や予約ができるようになります。
- 台帳の一元化とリアルタイム更新: 貸出・返却状況がリアルタイムでデジタル台帳に反映され、常に最新の情報が共有されます。
- 状況の見える化: どの物品がいつからいつまで貸し出されているか、空き状況はどうかが一目で分かります。
- 返却漏れの防止: 返却期日が近づいた際のリマインダー通知などを自動化できます。
- 集計・分析の容易化: 物品ごとの利用頻度や、部署ごとの貸出状況などを容易に集計し、データとして活用できます。
これらの変化は、事務職員の作業時間を大幅に削減し、管理の精度を高めるだけでなく、物品を利用する教職員にとっても利便性の向上につながります。
物品貸出管理に活用できるデジタルツール
物品貸出管理のDXを実現するために、特別な専用システムを導入する必要はありません。日頃から利用している、あるいは比較的容易に導入できる身近なデジタルツールでも、大きな効果が期待できます。
1. フォーム作成ツール (例: Google Forms, Microsoft Forms)
- 活用方法: 物品貸出の申請フォームをオンラインで作成します。申請者名、所属、物品名、貸出希望日時、返却希望日時、使用目的などの項目を設定します。
- メリット: 教職員はPCやスマートフォンから簡単に申請できます。手書きによる記入漏れや判読困難な文字の発生を防げます。入力されたデータは自動的に集計されます。
2. スプレッドシート (例: Google Sheets, Microsoft Excel Online)
- 活用方法: フォームから入力されたデータを自動で連携させ、貸出管理台帳として利用します。物品名、貸出日、返却予定日、返却日、貸出状況（貸出中/返却済など）といった列を作成し、管理します。
- メリット: 複数の職員が同時にアクセスして最新状況を確認できます。データの並べ替えや絞り込みが容易で、集計にも活用できます。条件付き書式で貸出中の物品を色分けするなど、視覚的に分かりやすくすることも可能です。
3. カレンダーツール (例: Google Calendar, Outlook Calendar)
- 活用方法: 物品ごとにカレンダーを作成し、貸出予約期間を予定として登録します。
- メリット: 視覚的に空き状況を把握しやすくなります。フォームやスプレッドシートと連携させることで、登録作業を効率化できる場合もあります。
4. 低コード/ノーコードツール (例: kintone, Power Appsなど)
- 活用方法: これらのツールを利用すると、フォームでの申請から、承認、台帳管理、ステータス変更、返却通知まで、一連のワークフローを一つのプラットフォーム上で構築できます。
- メリット: より高度でカスタマイズされた管理システムを、プログラミングの知識が少なくても比較的容易に構築できます。データの一元化、承認ワークフローの実装、複雑な集計・分析などが可能です。ただし、導入には一定のコストや学習コストがかかる場合があります。
まずは、身近なフォーム作成ツールとスプレッドシートを組み合わせることから始めてみるのがおすすめです。これだけでも、紙や単独のExcelファイルでの管理に比べて大幅な効率化が図れます。
DXを成功させるためのステップとポイント
物品貸出管理のDXを進めるにあたっては、以下のステップとポイントを参考にしてください。
- 現状の課題とニーズの整理: どのような物品を誰が、どれくらいの頻度で貸出しているのか。現在の管理方法の具体的な課題は何か。どのような情報を管理したいか。これらを明確にすることで、必要なツールや機能が見えてきます。
- 対象範囲の決定: 最初から全ての物品を対象にするのではなく、特に貸出頻度が高い物品や、管理が煩雑で困っている物品など、一部からスモールスタートすることをおすすめします。
- ツールの選定と準備: 課題と対象範囲に合わせて、利用するツールを決定します。無料または既存の契約内で利用できるツールから試してみると良いでしょう。フォームやスプレッドシートの設定を行います。
- 運用ルールの策定と周知: 新しい申請方法や管理方法について、教職員向けに分かりやすいマニュアルや説明資料を作成し、周知徹底を図ります。問い合わせ先なども明確にしておきます。
- 運用開始と改善: 実際に運用を開始し、使っていく中で出てくる課題や改善点（例: フォームの項目、管理台帳の見やすさ、通知の方法など）を定期的に見直し、改善を続けます。教職員からのフィードバックを収集することも重要です。
推進のポイント:
- 小さく始める: 最初から完璧を目指さず、一つの物品グループや一つの部署から試すなど、リスクを抑えて開始します。
- 関係者への説明: 物品を利用する教職員に対し、新しい方法のメリット（利便性向上など）や使い方を丁寧に説明し、協力を得ることが重要です。
- 担当者を決める: 誰がツールの設定や管理、問い合わせ対応を行うのか、担当者を明確にすることで、スムーズな運用につながります。
まずは、身近なツールで一歩踏み出しましょう
大学の物品貸出管理は、日々の細かな業務ながら、積み重なると大きな負担となり得ます。これをデジタルツールに置き換えることは、業務効率化の第一歩として非常に有効です。
プログラミングの知識や特別な技術は必要ありません。普段使っているOfficeソフトやGoogle Workspaceの機能でも、十分に改善を実現できます。まずは、最も管理に困っている物品一つに焦点を当てて、フォームとスプレッドシートでオンライン申請・管理を試してみてはいかがでしょうか。
小さな成功体験を積み重ねることが、大学全体のDX推進につながります。物品貸出管理の効率化から、あなたの部署のDXを始めてみましょう。