大学DX推進ラボ - 煩雑な履修登録業務から解放！大学事務の負担を減らすDX活用術

煩雑な履修登録業務から解放！大学事務の負担を減らすDX活用術

Tags: 履修登録, 大学事務, DX, 業務効率化, 学務システム, ワークフロー, フォーム

履修登録業務の課題とDXによる効率化の可能性

大学事務における履修登録業務は、特定の期間に多くの学生からの申請が集中し、問い合わせ対応、手作業による確認、変更手続き、抽選処理など、非常に煩雑で多岐にわたる作業が発生します。特に年度初めの繁忙期には、これらの業務が事務職員の大きな負担となっているのが現状です。

多くの大学では既に学務システムなどが導入され、基本的なオンライン申請は可能になっているかもしれません。しかし、システム間の連携不足、イレギュラーな対応の発生、学生や教員からのシステム操作に関する問い合わせなどにより、依然として多くの手作業や非効率なプロセスが残っている場合があります。

このような履修登録業務の課題に対し、デジタル変革（DX）は有効な解決策を提供します。既存システムの活用を見直したり、新しいデジタルツールを組み合わせたりすることで、事務職員の負担を大幅に軽減し、業務の正確性やスピードを向上させることが期待できます。

履修登録業務におけるDXの方向性

履修登録業務におけるDXは、主に以下の方向性で進めることができます。

オンライン申請・手続きの拡充と円滑化:
- 学生がオンラインで申請できる範囲を広げ、紙での提出を極力なくす。
- 申請内容の不備チェックをシステム側で自動化する。
- 変更・取消などの手続きもオンラインで完結できるようにする。
問い合わせ対応の効率化:
- よくある質問（FAQ）を整備し、学生が自分で解決できる情報源を充実させる。
- チャットボットや問い合わせ管理システムを導入し、対応スピードを向上させる。
教員・他部署との情報連携強化:
- 教員への情報提供（履修者リストなど）や確認依頼をデジタルで行う。
- 関連部署（教務課、情報システム課など）との情報共有をスムーズにする。
データ管理・集計・分析の効率化:
- 履修データをシステムで一元管理し、手作業での集計や転記をなくす。
- 履修状況の分析などにデータを活用しやすくする。
定型作業の自動化:
- 特定の条件に基づく処理（履修制限、抽選など）や、システム間のデータ連携の一部を自動化する。

履修登録業務の効率化に役立つ具体的なDXツール

既存の学務システムを最大限に活用することが基本ですが、それに加えて以下のようなデジタルツールが履修登録関連業務の効率化に役立ちます。

フォーム作成ツール（例: Google Forms, Microsoft Forms, SurveyMonkeyなど）:
- 特定の科目やコースへの参加希望登録、履修に関するアンケートなどに利用できます。簡単な申請や変更手続きにも活用できる場合があります。
- 入力されたデータは自動的に集計され、手作業でのデータ入力や転記の手間を省けます。
ワークフローシステム（例: ジョブカンワークフロー, freeeサインなど）:
- 特別な履修申請や変更手続きなど、承認や確認のプロセスが必要な業務に活用できます。
- 申請経路をデジタル化することで、書類の紛失を防ぎ、進捗状況を可視化できます。
FAQシステム・チャットボット:
- 学生からのよくある履修登録に関する質問（例: 「〇〇科目の履修方法」「△△単位の上限」「履修変更の期間」など）への回答を自動化できます。
- 事務職員はより複雑な問い合わせ対応に集中できるようになります。
情報共有プラットフォーム（例: Microsoft Teams, Slackなど）:
- 教務課内の情報共有、教員への連絡、関連部署との連携などに活用できます。
- ファイル共有やチャット機能を活用することで、電話やメールに比べてスムーズなコミュニケーションが可能です。
RPA（Robotic Process Automation）ツール:
- 学務システムやExcelなど、複数のシステム間でのデータ転記作業や、定型的な確認作業など、繰り返し発生するPC上の操作を自動化できます。
- 初期設定は必要ですが、導入できれば大幅な時間削減につながる可能性があります。

これらのツールを単独で利用するだけでなく、既存の学務システムや他の学内システムとの連携も検討することで、さらなる効率化が期待できます。

DX推進のためのステップと成功のポイント

履修登録業務のDXを進めるには、以下のステップとポイントを参考にしてください。

現状把握と課題の特定:
- 現在の履修登録業務の流れを詳細に洗い出し、どこに時間がかかっているか、どのような非効率があるかを明確にします。
- 学生や教員からの声も聞き、彼らがどのような点に不便を感じているか把握することも重要です。
目標設定:
- 「問い合わせ件数を〇%削減する」「申請書類の確認時間を〇時間短縮する」など、具体的な目標を設定します。
ツールの選定と導入:
- 特定した課題解決に最も適したツールを選定します。まずは既存の学内システムで実現できないか確認し、不足があれば新しいツールの導入を検討します。
- 一度に全てを変えようとせず、特定のプロセス（例: 特定の申請手続きのみオンライン化）から小さく始めるのも有効です。
関係者への周知とサポート:
- 新しいシステムやツール導入の目的、メリット、使い方について、学生、教員、事務職員へ丁寧に周知します。
- 操作マニュアルの作成や説明会の実施、問い合わせ窓口の設置など、利用者がスムーズに移行できるようサポート体制を整えます。
効果測定と改善:
- 導入後に設定した目標が達成できているか、効果測定を行います。
- 利用者からのフィードバックを収集し、課題が見つかれば改善を続けます。

成功のためには、単にツールを導入するだけでなく、業務プロセスそのものを見直し、デジタル化に適した形に再設計（BPR: Business Process Re-engineering）することも重要です。また、情報セキュリティに十分配慮し、学生の個人情報を安全に取り扱う体制を整えることも不可欠です。

まとめ：履修登録業務のDXは負担軽減とサービス向上につながる

履修登録業務のDXは、大学事務職員の皆様の負担を軽減するだけでなく、学生や教員の利便性を向上させ、大学全体の教育・研究活動を円滑に進める上で非常に重要です。

ご紹介したように、フォーム作成ツールやワークフローシステム、チャットボットなど、様々なデジタルツールが活用できます。まずは、現在最も負担が大きいと感じている業務プロセスを見直し、どのようなツールやシステムが活用できそうか検討してみてはいかがでしょうか。小さな一歩からでも、着実に業務効率化とサービス向上へとつながるはずです。