大学DX推進ラボ

大学事務の出退勤管理を効率化：DXで実現する正確な勤怠把握と業務負担軽減

大学事務における出退勤管理の現状と課題

大学の運営において、教職員の正確な出退勤管理は非常に重要な業務の一つです。しかし、この業務は多くの大学事務部門にとって、依然として多くの時間と労力を要する負担となっていることがあります。

例えば、以下のような状況に心当たりはないでしょうか。

• タイムカードや紙の勤務表を手作業で回収し、集計している
• Excelでのデータ入力や計算に時間がかかり、入力ミスや計算ミスが発生することがある
• 休暇や残業の申請・承認が紙ベースで行われ、手続きが煩雑で時間がかかる
• テレワーク時の勤怠把握が難しく、管理方法に悩んでいる
• 月末月初に集計作業が集中し、他の業務を圧迫している
• 急な問い合わせに対して、すぐに過去の勤怠履歴を正確に提示できない

これらの課題は、担当する事務職員の負担を増やすだけでなく、正確な人件費管理やコンプライアンス遵守の観点からもリスクとなり得ます。このような状況を改善するために有効な手段が、デジタル技術を活用したデジタルトランスフォーメーション（DX）の推進です。

出退勤管理のDX化がもたらす具体的なメリット

出退勤管理にDXを導入することで、大学事務の業務は大きく効率化され、様々なメリットが生まれます。

1. 集計作業の劇的な効率化と正確性の向上 勤怠管理システムなどを導入すれば、教職員の打刻データが自動的に集計されます。これにより、手作業による集計やExcelへの入力・計算が不要となり、月末月初の集計作業時間を大幅に削減できます。また、システムが集計するため、計算ミスや入力ミスのリスクをほぼゼロにできます。

2. 申請・承認プロセスの迅速化とペーパーレス化 休暇や残業の申請、時間外勤務の報告などもシステム上で行えるようになります。これにより、申請書の作成、提出、承認、回覧といった一連のプロセスがオンラインで完結し、紙の書類が不要になります。手続きがスムーズになることで、教職員・管理職・事務部門のそれぞれの手間が省け、迅速な対応が可能となります。

3. 多様な働き方への対応 クラウド型の勤怠管理システムを利用すれば、場所を選ばずにPCやスマートフォンから打刻が可能になります。これは、テレワークを行う教職員の勤怠を正確に把握する上で非常に有効です。また、直行直帰が多い教職員の勤怠管理も容易になります。

4. コンプライアンス強化とリスク低減 労働時間に関する法令遵守は、組織にとって極めて重要です。システムによっては、労働時間の上限を超えそうな教職員にアラートを出す機能や、休暇取得状況を管理する機能などがあり、適切な勤怠管理を通じてコンプライアンスリスクを低減できます。また、正確な勤怠データは、労務監査などへの対応においても信頼性の高い根拠となります。

5. データの可視化と分析 システムに蓄積された勤怠データは、様々な視点から分析が可能です。例えば、部署ごとの残業時間の傾向、休暇取得率、特定の期間の労働時間などを容易に確認できます。これにより、働き方改革に向けた組織全体の状況把握や、人事戦略立案のための基礎情報として活用できます。

出退勤管理DX推進のステップ

出退勤管理のDXを進めるためには、計画的なアプローチが重要です。以下に一般的なステップを示します。

1. 現状の課題と目標の明確化: まず、現在の出退勤管理業務における具体的な課題（例：集計に時間がかかりすぎる、申請手続きが煩雑、テレワーク対応が困難など）を洗い出します。そして、DXによって何を達成したいのか、具体的な目標（例：集計時間を〇〇時間削減、申請・承認を完全ペーパーレス化など）を設定します。

2. 情報収集とツール・システムの選定: 目標達成のためにどのような機能が必要か、予算はどのくらいかなどを考慮し、複数の勤怠管理システムやツールについて情報収集を行います。大学のような組織規模に対応できるか、既存の給与システムや人事システムと連携可能かなども重要な選定ポイントです。無料トライアルなどを活用して、実際の操作感や使いやすさを確認することも推奨されます。

3. 導入計画の策定: システムの導入スケジュール、担当者の役割分担、データ移行の方法、教職員への周知・説明方法などを具体的に計画します。全学一斉導入が難しい場合は、特定の部署や教員グループから試験的に導入することも一つの方法です。

4. システム設定とテスト運用: 選定したシステムに、大学独自の就業規則や部署ごとのルールなどを設定します。設定後は、一部の部署や担当者でテスト運用を行い、問題がないか、想定通りの効果が得られるかなどを確認します。

5. 本格運用と定着支援: 全学での本格運用を開始します。システム操作に関するマニュアル作成や説明会の実施、問い合わせ窓口の設置など、教職員がスムーズにシステムを使えるようなサポート体制を構築します。運用開始後も、定期的に利用状況を確認し、必要に応じて設定の調整や機能改善を行います。

導入を成功させるためのポイント

出退勤管理システムの導入は、単にツールを入れるだけでなく、教職員全体の意識や行動の変化を伴います。成功のためには以下の点を意識することが大切です。

• 関係者への丁寧な説明: システム導入の目的やメリットを、教職員や管理職に対して分かりやすく説明し、協力を得るための理解促進に努めることが重要です。
• 使いやすさの重視: どんなに高機能なシステムでも、現場の教職員にとって使いにくければ定着しません。直感的な操作が可能か、普段使っているデバイス（PC、スマホなど）に対応しているかなどを確認しましょう。
• 段階的な導入も検討: 一度に全ての機能を導入するのではなく、まずは打刻機能のみ、次に申請機能、というように段階的に導入することで、現場の混乱を抑え、スムーズな移行を図れる場合があります。
• サポート体制の構築: システムに関する問い合わせやトラブルに対応できる内部のサポート体制、またはベンダーからの十分なサポートが得られるかを確認しておきましょう。

まとめ

大学事務における教職員の出退勤管理業務は、DXによって大幅な効率化と正確性の向上を実現できる可能性を秘めています。紙やExcelでの管理から、クラウド型の勤怠管理システムへの移行は、集計時間の削減、申請手続きの簡略化、多様な働き方への対応、そして法令遵守強化という形で、大学全体の働き方改革にも寄与します。

DX推進と聞くと難しく感じるかもしれませんが、まずは「どの業務の何が課題か」を具体的に洗い出すことから始めてみてください。そして、その課題を解決できるツールやサービスの情報収集を進めることが、効率的な大学運営に向けた大切な第一歩となります。

この記事でご紹介した内容が、貴学の出退勤管理業務の見直しとDX推進の一助となれば幸いです。