大学事務の議事録作成・共有を効率化！DXツールで会議負担を減らす方法
大学事務における議事録作成・共有の現状課題
大学事務の業務において、会議は不可欠な活動です。学部内会議、部署間連携会議、委員会、教職員会議など、様々な会議が日々開催されています。これらの会議で交わされた重要な決定事項や議論の内容を記録し、関係者へ正確に共有するための議事録は、極めて重要な位置を占めます。
しかしながら、この議事録の作成と共有は、多くの事務職員にとって負担が大きい業務の一つではないでしょうか。会議中のメモ取りから始まり、会議後の文字起こし、内容の整理、参加者への共有、そして確認・承認といった一連のプロセスには、かなりの時間と労力がかかります。
具体的には、以下のような課題を感じているケースがあるかもしれません。
- 会議の内容を正確に聞き取り、記録することの難しさ
- 議事録作成に多くの時間を費やし、他の業務を圧迫してしまう
- 決定事項や担当者のTODOが不明確になりがち
- 参加者への共有や確認、承認に手間がかかる
- 過去の議事録を探すのに時間がかかる、あるいは見つけにくい
このような課題に対し、DX（デジタルトランスフォーメーション）の視点を取り入れ、適切なデジタルツールを活用することで、議事録作成・共有プロセスを大幅に効率化し、負担を軽減することが可能です。
DXで変わる議事録作成・共有プロセス
議事録作成・共有に関わる一連のプロセスは、いくつかのフェーズに分解できます。それぞれのフェーズで有効なデジタルツールを活用することで、効率化を図ることができます。
- 会議中の記録・文字起こし:
- 課題: 手動での記録には限界があり、聞き漏らしや誤記が生じやすい。後からの文字起こしに時間がかかる。
- DXによる解決策: 音声認識ツールや会議支援ツールの文字起こし機能の活用。リアルタイムまたは録音音声から自動でテキスト化することで、記録の労力を大幅に削減できます。
- 議事録の編集・整理:
- 課題: 一人で編集すると時間がかかる。参加者のフィードバックを反映するのが手間。
- DXによる解決策: 共同編集が可能なドキュメントツールの活用。複数人で同時に議事録を作成・編集することで、効率的に内容を整理できます。
- 議事録の共有・確認・承認:
- 課題: メール添付での共有は、バージョン管理が煩雑になりやすい。確認・承認の依頼や進捗管理に手間がかかる。
- DXによる解決策: クラウドストレージや情報共有プラットフォームでの一元管理と共有。コメント機能や簡易的なワークフロー機能を活用することで、スムーズな確認・承認プロセスを実現できます。
- 議事録の管理・検索:
- 課題: 紙やローカル保存されたファイルは検索が困難。必要な情報にすぐにたどり着けない。
- DXによる解決策: クラウド上での一元管理。全文検索機能を活用することで、過去の議事録から必要な情報を迅速に見つけ出すことが可能になります。
具体的なDXツール活用例
これらの課題を解決するために、大学事務で日常的に利用されている、あるいは導入が進んでいるツールを活用できます。
1. 会議中の記録・文字起こしに役立つツール
多くのオンライン会議システムには、リアルタイムでの文字起こし機能が搭載されています。
- Microsoft Teams: 会議中に「文字起こしを開始」することで、発言内容がリアルタイムでテキスト化されます。会議終了後、議事録としてダウンロードすることも可能です。
- Google Meet: Google Workspaceを利用している場合、Google Meetでも文字起こし機能が利用できます。自動生成された議事録はGoogleドキュメントとして保存されます。
これらの機能を利用することで、会議中のメモ取りの負担を減らし、会議の内容を後から正確に確認できるようになります。完全に正確な文字起こしが難しい場合でも、ゼロから全てを聞き直して書き起こすよりはるかに効率的です。必要に応じて、重要な部分だけを修正・加筆する方法が現実的です。
2. 議事録の編集・整理に役立つツール
複数人での同時編集が可能なドキュメントツールは、議事録の共同作成に威力を発揮します。
- Google ドキュメント: 複数のユーザーが同時に一つのドキュメントを編集できます。コメント機能や変更履歴機能も充実しており、誰がいつどこを編集したかが明確になります。会議中に重要な決定事項やTODOをその場で共同で追記していくといった使い方も可能です。
- Microsoft Word Online: Microsoft 365を利用している場合、Word Onlineでも共同編集が可能です。Google ドキュメントと同様に、リアルタイム編集やコメント機能を利用できます。
議事録のテンプレートをこれらのツールで作成しておけば、会議の度にゼロから作成する手間を省けます。決定事項、TODO、確認事項といった項目をあらかじめ定義しておくことで、抜け漏れを防ぎ、後から参照しやすい議事録を作成できます。
3. 議事録の共有・管理・検索に役立つツール
議事録の一元管理と容易な共有・検索のためには、クラウドストレージや情報共有ツールが有効です。
- Google Drive / Microsoft SharePoint / OneDrive: 議事録を特定のフォルダに保存し、関係者と共有することで、メール添付の手間なく常に最新版を参照できる環境を作れます。これらのツールには強力な検索機能があり、ファイル名だけでなく、ファイルの内容（議事録本文）に含まれるキーワードでも検索できます。
- Microsoft Teams / Slack: チームやチャネルごとに議事録ファイルを共有し、関連する会話と紐づけて管理できます。会議の後に議事録ファイルをチャネルに投稿し、参加者に確認を促すといった使い方が効果的です。
これらのツール上で議事録を管理することで、「あの時の会議の決定事項は何だったか」「〇〇さん担当のタスクはどうなったか」といった情報を、迅速に探し出すことができるようになります。紙の書類や個人のPCにバラバラに保存された状態では難しかった情報へのアクセスが、飛躍的に向上します。
また、簡易的な確認・承認プロセスであれば、GoogleフォームやMicrosoft Formsで作成したフォームを活用したり、ドキュメントのコメント機能で「〇〇さん、ご確認をお願いします」といった形で依頼したりすることも可能です。より正式な承認プロセスが必要な場合は、ワークフローシステムとの連携も検討できます。
議事録DX導入のヒント
議事録作成・共有のDXを進める上で、いくつか導入のヒントをご紹介します。
- スモールスタートで始める: 最初から全ての会議や部署で新しい方法を導入しようとせず、まずは特定の会議や少人数のチームで試してみることをお勧めします。成功事例を作ることで、他の会議や部署への展開がスムーズになります。
- 関係者への周知と協力依頼: 会議の参加者に、議事録作成・共有の方法が変わることを事前に伝え、協力をお願いしましょう。特に会議中の文字起こし機能を使う場合は、全員にその旨を周知し、理解を得ることが重要です。
- 議事録の「目的」を見直す: 議事録の目的は、会議の内容を全て verbatim（逐語的）に記録することだけではありません。重要な決定事項、議論の結論、担当者と期限が明確なTODOなどを記録し、関係者間で共通認識を持つことが主な目的です。この目的に立ち返り、どこまで詳細に記録するか、どのような形式で残すかといったルールを見直すことも、効率化につながります。例えば、オンライン会議の録画と文字起こしを補助的に活用しつつ、議事録本体では決定事項とTODOリストに絞って簡潔にまとめる、といった方法も考えられます。
- 利用ツールの操作方法を学ぶ: 導入するツールの基本的な操作方法（文字起こしの開始・停止、共同編集の方法、ファイル共有方法、検索方法など）を学ぶ時間を確保しましょう。ベンダーが提供するマニュアルやチュートリアル動画、あるいは学内のIT担当部署に相談することも有効です。
まとめ：DXで議事録業務をスマートに
大学事務における議事録作成・共有業務は、適切なデジタルツールを活用することで、その負担を大きく軽減し、効率化することが可能です。音声認識による文字起こし、共同編集可能なドキュメントツール、クラウド上での一元管理と検索といったDXは、議事録の作成時間短縮、情報の正確性向上、そして過去の情報への容易なアクセスを実現します。
まずは、日頃利用しているオンライン会議システムに文字起こし機能がないか確認したり、Google ドキュメントやWord Onlineを使って簡単な議事録を作成・共有してみることから始めてみてはいかがでしょうか。小さな一歩が、日々の議事録業務をよりスマートに変えるきっかけとなるはずです。
もし、どのツールを選べば良いか分からない、自学の環境で利用できるツールを知りたいといった場合は、学内の情報システム部門などに相談してみることをお勧めします。