大学事務の「探せない」を解決！クラウドストレージで実現する文書管理と情報検索の効率化
はじめに
大学事務の業務では、日々、膨大な量の文書や情報を取り扱います。学内規程、各種申請書類、会議資料、学生情報、研究関連資料など、その種類は多岐にわたります。ペーパーレス化が進み、多くの文書がデジタルデータとして扱われるようになりましたが、必要な情報がすぐに見つからずに探し回る、といった経験はないでしょうか。
ファイルサーバーやクラウドストレージに文書を保存しているものの、ファイル名やフォルダ構成が統一されていなかったり、どこに保存したか分からなくなったりすることで、「探す」という行為自体が大きな負担になっている場合があります。これは、業務の効率を低下させるだけでなく、必要な情報へのアクセス遅延や、過去の貴重な知見が埋もれてしまうといった問題を引き起こします。
本稿では、こうした大学事務における「探せない」という課題を解決するため、クラウドストレージを効果的に活用した文書管理と情報検索の効率化について解説します。適切な管理方法を導入することで、業務時間の削減はもちろん、情報共有の円滑化や意思決定の迅速化にもつながります。
なぜ文書管理と情報検索の効率化が必要なのか
文書管理と情報検索の効率化は、大学事務のDX推進において非常に重要な要素です。その必要性は、以下の点にあります。
- 業務時間の削減と生産性向上: 文書を探す時間を短縮できれば、その分、本来注力すべき業務に時間を充てることができます。これにより、部署全体の生産性向上が期待できます。
- 情報共有の円滑化と連携強化: 必要な情報が整理され、容易にアクセスできるようになることで、部署内はもちろん、部署間での情報共有がスムーズになります。これにより、連携が強化され、業務プロセス全体が効率化されます。
- 意思決定の迅速化: 最新の正確な情報に素早くアクセスできることは、会議や打ち合わせにおける意思決定の精度と速度を高めます。
- コンプライアンスとセキュリティ強化: 適切なアクセス権限管理や保存期間設定を行うことで、情報漏洩リスクを低減し、大学のコンプライアンス遵守を強化することができます。
- 新しい働き方への対応: テレワークやハイブリッドワークといった場所にとらわれない働き方において、クラウド上の文書にいつでもどこからでもアクセスできる環境は不可欠です。
大学事務における文書管理の現状と課題
多くの大学では、長年利用されてきたファイルサーバーに加え、Microsoft 365やGoogle Workspaceといったクラウドサービスの導入により、クラウドストレージも活用されるようになっています。しかし、以下のような課題がしばしば見られます。
- 保管場所の分散: ファイルサーバー、個人のPC、複数のクラウドストレージサービスなど、文書の保管場所が分散し、全体像を把握しにくい。
- ルール不在または不徹底: 部署ごと、個人ごとにファイル名やフォルダ分けのルールが異なり、統一性がないため、他者が作成した文書を見つけにくい。
- 過去文書の整理不足: 大量の過去文書が整理されずに蓄積され、必要な文書が埋もれてしまっている。
- 検索性の低さ: ファイル名に規則性がなかったり、文書の内容を示す情報が不足していたりするため、キーワード検索だけでは目的の文書にたどり着けないことがある。
- アクセス権限の管理の煩雑さ: 誰がどの文書にアクセスできるかを適切に管理し、セキュリティを確保することが難しい場合がある。
これらの課題は、デジタル化が進んでもなお、多くの大学事務現場で「探せない」という非効率を生み出す要因となっています。
クラウドストレージを活用した文書管理の基本ステップ
これらの課題を解決し、文書管理と情報検索を効率化するためには、クラウドストレージの特性を活かした仕組みづくりが重要です。以下に、その基本ステップをご紹介します。
ステップ1: 文書管理ルールの策定と周知
これが最も基本的な、しかし最も重要なステップです。部署内または組織全体で、ファイル名、フォルダ構成、保存期間、アクセス権限に関する統一ルールを策定します。
- ファイル名規則の例: 「文書種類_作成年月日_内容を示すキーワード_部署名.拡張子」（例:
会議資料_20231026_DX推進委員会_総務部.pdf）。これにより、ファイル名を見ただけで内容が推測しやすくなります。 - フォルダ構成の例: 部門別＞業務内容別＞年度別、といった階層構造を定める。部署の業務内容に合わせて、誰が見ても分かりやすい論理的な構成を検討します。
- 保存期間の定義: 法令や学内規程に基づき、文書の種類ごとの保存期間を明確にし、不要な文書は定期的に削除するルールを定めます。
- アクセス権限の原則: 誰がどのフォルダ、どのファイルにアクセスできるか、編集できるか、閲覧のみか、といった権限設定の基本的な考え方を定めます。
策定したルールは、文書化して全員に周知し、ルールの重要性を丁寧に説明することが浸透の鍵となります。
ステップ2: 既存文書の整理とクラウドストレージへの移行
既存のファイルサーバーや個人のPCに散在する文書を、策定したルールに基づいて整理し、クラウドストレージへ移行します。
- 不要ファイルの削除: まずは明らかに不要なファイルを削除し、移行対象を絞り込みます。
- ルールの適用: ファイル名やフォルダ構成を新しいルールに沿って変更・整理します。この作業は手間がかかりますが、後々の効率に大きく影響します。
- 段階的な移行: 全ての文書を一度に移行するのは大変です。まずは特定の部署や、日常的に使用する文書から試験的に開始するなど、段階的に進めることを検討します。
- 移行ツールの活用: 大量のデータを移行する場合、クラウドストレージサービスが提供する移行ツールや、専門のツールを活用すると効率的です。
ステップ3: アクセス権限の適切な設定と管理
情報セキュリティを確保するため、各フォルダやファイルに対して、必要なメンバーにのみ適切なアクセス権限を設定します。
- グループ単位での設定: 個人単位ではなく、部署やプロジェクトといったグループ単位で権限を設定すると管理が容易になります。
- 必要最小限の権限: 業務上必要最小限の権限（閲覧のみ、編集可能など）を付与する「最小権限制限の原則」に基づき設定します。
- 定期的な見直し: 人事異動やプロジェクト終了などに伴い、アクセス権限が適切か定期的に見直します。
多くのクラウドストレージでは、詳細な権限設定が可能です。この機能を活用し、安全かつ円滑な情報共有環境を構築します。
ステップ4: 定期的な見直しとメンテナンス
文書管理ルールやフォルダ構成は、一度決めたら終わりではありません。組織改編や業務内容の変化に合わせて、定期的に見直しを行い、形骸化しないようメンテナンスが必要です。また、不要なファイルが溜まらないよう、定期的な整理日を設けることも有効です。
効率的な情報検索を実現するクラウドストレージの機能活用
クラウドストレージは、単なるファイル保管場所ではなく、効率的な情報検索を強力にサポートする様々な機能を備えています。
- 強力な検索機能:
- キーワード検索: ファイル名だけでなく、文書の内容（テキスト情報）までを対象とした検索が可能です。関連性の高いキーワードをファイル名や文書内容に含めることが、検索精度を高める上で重要です。
- 詳細検索オプション: ファイルの種類（PDF, Word, Excelなど）、更新日時、ファイルの所有者、ファイルサイズなど、複数の条件を組み合わせて検索できます。探したい文書が特定できている場合や、あいまいな記憶をたどる場合に非常に有効です。
- メタデータの活用:
- 多くのクラウドストレージでは、ファイルに説明文やタグといったメタデータを付与する機能があります。ファイル名や内容だけでは伝わりにくい情報を補足することで、検索の際のヒット率を高めたり、関連文書を探しやすくしたりできます。特に、定型的な申請書類などには、申請者名や申請日などのタグを付けることで、後からの検索が格段に容易になります。
- 共有機能:
- 文書へのリンク共有や、複数人での同時編集機能は、情報共有と共同作業を効率化します。メールにファイルを添付する手間を省き、常に最新版の文書にアクセスできるようになります。
- バージョン管理機能:
- 文書の編集履歴が自動的に記録され、いつでも過去のバージョンに戻すことができます。誤って内容を削除・変更してしまった場合や、以前の状態を参照したい場合に非常に役立ちます。
これらの機能を積極的に活用することで、「探せない」状況を解消し、必要な情報に迅速にアクセスできるようになります。
大学事務での具体的な活用事例
文書管理と情報検索の効率化は、大学事務の様々な業務で効果を発揮します。
- 会議資料の共有と一元管理: 会議の議題ごとにフォルダを作成し、関連資料を格納します。参加者は事前に資料にアクセスし、会議中はリアルタイムで共同編集も可能です。議事録も同じ場所に保管することで、会議関連情報を一元管理できます。
- 申請書類のテンプレート管理: 各種申請書類の最新テンプレートを特定のフォルダに集約し、関係者に共有します。メタデータとして申請の種類や対象者をタグ付けすることで、テンプレートを探す手間が省けます。
- 学部・学科情報の集約と共有: シラバス、カリキュラム、成績関連情報など、学部・学科ごとの重要文書を構造的に整理し、教員や関係部署が必要に応じてアクセスできるようにします。アクセス権限で閲覧範囲を制限することも可能です。
- プロジェクト関連文書の共同編集と履歴管理: 特定のプロジェクトに関する企画書、議事録、報告書などを共有フォルダで管理し、チームメンバーで共同編集を行います。バージョン管理機能により、議論の過程や変更履歴を追跡できます。
これらの事例は、あくまで一部ですが、クラウドストレージの適切な活用がいかに日々の業務を効率化できるかを示しています。
DX推進への一歩として
文書管理と情報検索の効率化は、大学事務のDXを推進する上での重要な基盤となります。情報が整理され、アクセスしやすくなることは、後続のワークフローシステム導入や情報共有ツールの活用といった他のDX施策の効果を最大化します。
最初から完璧なシステムを構築する必要はありません。まずは部署内でファイル名規則を決める、よく使う文書のテンプレートフォルダを作成するといった、身近な小さな一歩から始めてみることをお勧めします。そして、その効果を実感しながら、徐々に対象範囲を広げていくと良いでしょう。
DXは、特定のツールを導入することだけを指すのではなく、デジタル技術を活用して業務や組織のあり方を変革することです。文書管理の効率化は、日々の「探す」という負担を軽減し、事務職員がより創造的で付加価値の高い業務に集中できる環境を整備するための、具体的な取り組みの一つと言えます。IT部門や他部署とも連携しながら、全学的な視点での情報共有・管理のあり方を検討していくことも、中長期的には重要となります。
まとめ
大学事務における文書管理と情報検索の効率化は、業務時間を削減し、情報共有を円滑にし、新しい働き方に対応するために不可欠です。クラウドストレージの機能を最大限に活用し、統一されたルールに基づいた文書整理を行うことで、「探せない」状況を解消し、必要な情報にいつでも迅速にアクセスできる環境を構築できます。
まずは部署単位でのルール策定や、よく使う文書の整理から、小さな一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。クラウドストレージを活用した文書管理の効率化は、大学事務の生産性向上とDX推進を後押しする重要な取り組みです。