大学DX推進ラボ

もう探さない、待たせない！大学事務の鍵管理をデジタルで効率化

はじめに：大学事務における鍵管理の現状と課題

大学構内には、教室、研究室、倉庫、ロッカー、重要書類保管庫など、様々な場所に物理的な鍵が存在します。これらの鍵の貸出、返却、保管、そして紛失時の対応といった「鍵管理」は、多くの大学事務部門にとって日常的かつ地味ながらも、無視できない負担となっている業務の一つです。

手書きの貸出台帳やExcelファイルでの管理では、貸出状況がリアルタイムに把握しにくく、「借りたい鍵が見つからない」「誰が借りているか分からない」「返却されるまで待たなくてはならない」といった非効率が発生しがちです。また、人手による管理には記入漏れや入力ミスなどのヒューマンエラーがつきもので、これが原因で鍵の所在が不明確になったり、紛失リスクを高めたりする可能性もあります。

このような鍵管理における課題は、担当者の時間を奪うだけでなく、鍵を利用したい教職員や学生にも待ち時間や手続きの煩雑さといった負担をかけています。DX（デジタル変革）は、こうしたアナログな業務を効率化し、大学全体の生産性を向上させるための有効な手段となります。鍵管理も例外ではありません。

鍵管理DXで解決できること

鍵管理をデジタル化・効率化することで、以下のような課題を解決し、業務を大きく改善することが期待できます。

• 貸出状況のリアルタイム把握: 誰がどの鍵をいつ借りているか、返却期限はいつかなどが一目で確認できるようになります。
• 探し回る手間の削減: 鍵の保管場所や返却状況が明確になり、特定の鍵を探すために時間を浪費することがなくなります。
• 引き渡し待ち時間の短縮: 貸出・返却の手続きがスムーズになり、鍵の利用者が長時間待つ必要が減ります。
• 履歴管理の自動化・正確化: 貸出・返却の記録が自動的に残り、人為的なミスが減り、正確な利用履歴をいつでも確認できます。
• 返却忘れ防止: 返却期限が近づいた際に自動で通知を送る仕組みを導入できます。
• 紛失・破損時の対応効率化: 鍵の利用履歴が明確なため、問題発生時の追跡や原因特定のプロセスを迅速に進められます。
• 報告書作成の簡素化: 鍵の利用頻度や状況に関するデータ収集・集計が容易になり、報告書作成の手間が軽減されます。

大学事務のための鍵管理DX：具体的なツールと活用例

では、具体的にどのようなツールを活用して鍵管理をデジタル化できるのでしょうか。予算や求める機能レベルに応じて、様々な選択肢があります。

ステップ1：まずは身近なツールでのデジタル化（Excel / Google Sheets / Microsoft Lists）

最も手軽に始められるのは、現在手書きや基本的なExcelで行っている管理を、より構造化されたデジタル台帳に移行することです。

• 活用例:

  • Google SheetsやMicrosoft Listsを活用し、鍵ごとに「鍵番号」「場所（部屋名）」「現在の状態（保管中／貸出中）」「貸出先（氏名／所属）」「貸出日時」「返却予定日時」「返却日時」といった項目を設定した台帳を作成します。
  • 複数人で同時に台帳を編集できるようにすれば、リアルタイムに近い情報共有が可能になります。
  • 簡単な関数や条件付き書式を設定することで、返却期限が近いものを強調表示するといった工夫もできます。
  • Microsoft Listsは、SharePoint OnlineやTeamsと連携しやすく、リスト形式でのデータ管理に特化しているため、鍵管理台帳としても活用しやすいツールです。

• メリット: 既存のツールを活用できるため、導入コストが低い、比較的すぐに始められる。

• 注意点: 入力は手動で行う必要があり、記入漏れのリスクは残ります。リアルタイム性を高めるには、職員間の情報共有ルールを徹底する必要があります。

ステップ2：フォームと組み合わせて手続きをデジタル化（Google Forms / Microsoft Forms + スプレッドシートなど）

貸出・返却の申請や記録を、オンラインフォームと連携させることで、さらに効率化を進めることができます。

• 活用例:

  • Google FormsやMicrosoft Formsで「鍵貸出申請フォーム」「鍵返却報告フォーム」を作成します。
  • 申請時には、申請者の氏名、所属、利用したい鍵の名称、貸出希望日時、返却予定日時などを入力してもらいます。
  • フォームの回答を自動的にGoogle SheetsやExcel Onlineに集計されるように設定します。
  • 集計されたシートを鍵管理台帳として活用します。
  • 返却時には、返却した旨をフォームで報告してもらうことで、台帳を更新します。
  • 必要に応じて、フォーム送信時に担当者へ自動通知が飛ぶように設定することも可能です。

• メリット: 申請・記録のプロセスが標準化され、手書きの手間が省けます。入力データをそのまま台帳に反映できるため、転記ミスが減ります。

• 注意点: 物理的な鍵の受け渡しは対面で行う必要があります。フォームへの入力忘れや、返却したのに報告しないといったケースへの対応が必要です。

ステップ3：簡易システムや専用ツールの活用

より本格的に効率化を目指す場合は、鍵管理に特化したシステムや、汎用性の高いノーコード・ローコードツールを活用する方法があります。

• 活用例:

  • ノーコード・ローコードツール（例: kintone, Smartsheet）: これらのツールを活用すれば、プログラミングの専門知識がなくても、自部署の鍵管理業務に合わせてカスタマイズされた簡易的なデータベースシステムを構築できます。鍵情報の登録、貸出・返却の申請・承認ワークフロー、貸出状況のカレンダー表示、期限切れアラートなどの機能を追加できます。
  • 資産管理システム・物品貸出管理システム: これらのシステムの中には、鍵管理機能を持つものもあります。大学全体の資産や物品管理と連携して効率化を進めることができます。
  • IoTを活用した鍵管理システム: ICタグやQRコードを鍵に取り付け、リーダーにかざすことで貸出・返却を記録したり、物理的な鍵キャビネットと連携して、予約した人だけが鍵を取り出せるようにしたりするシステムもあります。

• メリット: 業務プロセス全体をシステム上で管理でき、リアルタイム性や正確性が大幅に向上します。自動化機能により、担当者の作業負担を大きく軽減できます。

• 注意点: 導入コストがかかる場合があります。ツールの選定や初期設定に時間と労力が必要です。利用する職員への操作研修が必要になります。

鍵管理DX導入を成功させるためのポイント

鍵管理のDXは、ツールの導入だけで成功するわけではありません。以下の点に留意することが重要です。

1. 現状業務の正確な把握: どの鍵を誰が、いつ、どのような目的で利用しているか、現在の課題は何かを詳細に洗い出します。
2. 目的の明確化: 「探し回る時間をゼロにする」「返却遅延を半減する」「紛失リスクを最小限にする」など、具体的な目標を設定します。
3. 段階的な導入: いきなり高機能なシステムを目指すのではなく、まずは身近なツールでのデジタル化から始め、効果を確認しながら次のステップに進むことも有効です。
4. 利用ルール・マニュアルの整備: デジタル化したからといってルールが不要になるわけではありません。新しいツールを使った貸出・返却の明確なルールを定め、利用しやすいマニュアルを作成します。
5. 関係者への丁寧な説明と研修: 鍵を利用する教職員や学生に対し、新しい管理方法のメリットや使い方を丁寧に周知し、必要に応じて操作研修を行います。

まとめ：小さな一歩が大きな効率化に繋がる

大学事務における鍵管理は、日々の積み重ねが大きな負担となりがちな業務です。手書き台帳からデジタル台帳へ、あるいはフォーム連携、さらには専用システムへと、段階的にDXを進めることで、この負担を大きく軽減し、業務効率を向上させることが可能です。

鍵の捜索や引き渡しに費やしていた時間を、より創造的で重要な業務に充てられるようになれば、担当者の満足度向上にも繋がるでしょう。まずは、自部署で管理している鍵の種類や数、そして抱えている具体的な課題を整理し、どのようなデジタルツールが有効かを検討してみてはいかがでしょうか。小さな一歩が、大学全体の生産性向上に貢献する可能性を秘めています。